Somos
todos gerentes?
Por Mauro Kahn e Paulo
Vasconcelos do Clube do Petróleo www.clubedopetroleo.com.br
Um problema que afeta diretores e gerentes
de qualquer empresa na comunicação com
seus funcionários é a falta de consciência
do trabalho que está sendo executado. Naturalmente,
quando lidamos com diversos processos operacionais,
é mais fácil perdermos a visão
total da figura; muitas vezes estamos conduzindo pequenos
projetos e não nos damos conta disso. É
uma tendência humana perder a noção
do geral quando exerce uma atividade particular, e
muitas pessoas não conseguem compreender a
razão para tratar alguns trabalhos como projetos
(compreendendo projeto como todo empreendimento temporário
em busca de um resultado único).
Como a história nos conta, a Indústria
do Petróleo atravessou o século XX entre
picos e distúrbios em busca da consolidação.
Hoje, mesmo amadurecida, é uma indústria
que nunca deixa de se deparar com o particular desafio
das novas descobertas e dos avanços tecnológicos.
Neste ponto, é uma indústria semelhante
até mesmo ao programa aéreo espacial:
envolve complexidade, tecnologia de ponta, cenários
de desenvolvimento constante, com muitos riscos conhecidos
e outros tantos desconhecidos. Além destes
pontos, guardam semelhanças por envolverem
orçamentos muito elevados.
Para atuar em grandes (ou até
mesmo pequenos) projetos, torna-se cada vez mais relevante
o envolvimento de técnicos e gerentes do mais
alto nível, com certificações
respeitadas e conhecimento comprovado na indústria
do Petróleo e no gerenciamento de projetos
. Daí decorre o crescente interesse por gerentes
de projetos certificados pelo Project Management Institute
(PMI).
Não é apenas a alta especialidade
técnica que dispara esta busca por profissionais
certificados; conta também o fato de vivermos
em uma época na qual o tempo é sempre
muito corrido. O gerente que trabalha dentro de uma
consistente noção gerencial –
ou seja, o gerente que está ambientado com
projetos e que está certamente mais preparado
para utilizar as ferramentas e práticas do
PMI e largamente utilizadas na Indústria do
Petróleo. Quando profissionais participam de
equipes de projetos e mesmo entre diferentes projetos
"entendem" melhor o vocabulário empregado,
o que elimina dúvidas e erros bastante comuns
em projetos não-estruturados (sem metodologia
de gerenciamento).
A título de ilustração,
vamos demonstrar as dificuldades existentes na comunicação
entre indivíduos que não compartilham
do mesmo conhecimento sobre o significado de termos
técnico-administrativos. Seria uma verdadeira
"Torre de Babel", ou seja, ninguém
entenderia ninguém. Considerando os chamados
"canais de comunicação” entre
os participantes de um projeto ou de uma atividade
específica, podemos calcular, pelo simples
uso da fórmula abaixo
Canais de comunicação =
(n² -n)/2
(onde n corresponde ao número
de participantes envolvidos), o número de possibilidades
de surgirem "ruídos" ou mal-entendidos
na comunicação.
Por exemplo, uma equipe formada por um
gerente, doze colaboradores diretos e mais sete interessados
("stakeholders", em inglês) –
perfazendo o total de vinte indivíduos –
com a aplicação da fórmula acima
(sendo a letra n substituída pelo número
vinte) e efetuando os cálculos, chega a cento
e noventa canais de comunicação. Se
uma situação desta dimensão for
mal administrada, a tendência é de que
os custos disparem e o controle seja completamente
perdido.
Esta situação caótica,
vale lembrar, está longe de ser teórica.
Na realidade, é até mesmo muito comum
em projetos e atividades operacionais contínuas.
Qualquer projeto sofre com a falta de conhecimento
uniforme dos participantes.
Há também, é claro,
sempre quem confunda a importância de uma formação
gerencial com preciosismos profissionais, como o uso
de programas como o MS Project. Tais preocupações
são irrelevantes: o gerente pode usar simples
planilhas eletrônicas ou mesmo a velha folha
de papel em branco para estabelecer suas metas (objetivo
do projeto), prazos a serem obedecidos (cronograma),
valores a serem solicitados (orçamento) e recursos
necessários (aquisições). O importante
é o conteúdo e a noção
do que está sendo elaborado.
Os treinamentos gerenciais têm
trazido ganhos enormes. No caso dos treinamentos do
Clube do Petróleo, por estarmos diretamente
envolvidos, podemos constatar nos resultados como
os funcionários se tornam:
1. Mais capacitados para diferenciar
projetos de atividades operacionais.
2. Mais preparados para planejar suas
ações, definindo os prazos a serem obedecidos.
3. Capazes de mensurar a relação
custo x benefício de projetos e demais atividades,
sabendo elaborar um esboço do orçamento
e até mesmo recomendar a descontinuidade de
atividades, tarefas e pequenos projetos cujos benefícios
pouco atrativos não justificam os custos estimados.
4. Capazes de documentar os novos processos
e atividades para facilitar a passagem de serviços
e treinamento on-the-job para novos empregados.
Estamos entrando em uma era de muitas
transformações em nossa relação
com o trabalho. É um tempo em que a facilidade
de nos perder em processos os quais não compreendemos
(por serem altamente especializado) tende a ser um
obstáculo um tanto perigoso. Faz-se necessário
que nos situemos.
Mauro Kahn &
Pedro Nóbrega - Clube do Petróleo
Leia outros artigos acessando o site www.clubedopetroleo.com.br
Veja
todos os artigos anteriores
Veja os artigos de Mauro Kahn na Artigonal
